دليل توفير الوقت – ادارة الوقت

إذا أردت أن تضع رمز خاص لملفات باستخدام الألوان من الأسهل غالبا أن تحدد مكان الملفات وأنت تبحث عن لون بدلا من وضع عنوان أو اسم لكل ملف. وهنا يجب أن تستخدم علامات ملونة بدلا من اللافتات الملاصقة التي تحمل شريطا ملونا في قمتها أو بدلا من الملفات الملونة. نفسها فباستخدام العلامات الملونة عليك فقط أن ترسم خطا على قمة الملف أو فوق عنوان الملف نفسه.
استخدام حافظات الملفات البلاستيكية القابلة للطي بدلا من الحافظات الورقية المعلقة. يستخدم الكثير من الناس الملفات الورقية في أدراجهم خوفا من وقوعها على الأرض ولسوء الحظ فإن هذه الحافظات يمكن أن تشغل ما يصل إلى 30 في المائة أو أكثر من مساحة درج الملفات الفارغ.

استخدام الملفات للطي والتي تسمي ملفات الأكورديو. كبديل للحافظات الورقية المعلقة حيث تتوافر هذه الملفات في مقاييس بين 3.5 و4.25 بوصة. عليك فقط أن تضع ملفات الأوراق داخل الحافظات القابلة للطي داخل درج الملفات.


اطبع عناوين الملفات على الكمبيوتر
إذا كنت قد قمت بطباعة عناوين ملفاتك على طباعة ليزر، سوف تدرج أنه من السهل أن تطبع صفحة كاملة منها. ولكن ماذا تفعل إذا احتجت أن تطبع عنواناً واحداً فقط؟ أتمني أن لا تكون ما زلت تستخدم الآلة الكاتبة. فإذا كنت كذلك. فعندي فكرة أفضل، استخدام طابعة عناوين، استخدام طابعات “سيكو” أو طابعات “سمارت ليبل برنتر”، فهي طابعات عناوين ممتازة، ويمكنها العناوين بسرعة وبنفس جودة طابعات الليزر وبمقاييس متنوعة، وكذلك يمكن استخدامها في طباعة العناوين، والنصوص، والرسومات الشبيهة على الصور. لذلك تخلص من آلتك الكتابة واستخدم الحاسب الآلي لطباعة كل عناوين ملفاتك. فسوف يضمن ذلك توفير ساعات من وقتك.


دليل توفير الوقت
ضع الحافظات القابلة للطي داخل درج الملفات؛بحيث تكون العناوين الموجودة على الملفات الورقية أمامك. فهذا يسهل بشكل كبير أن تجد كلفا معينا، وذلك رؤيتك لعناوين ملفاتك.
إذا كنت تعمل في مهمة أو مشروع كبير، ضع الأوراق والوثائق والسجلات والمعلومات الأخرى التي تتعلق بالمشروع في ملفات ورقية تحت عناوين مناسبة. ثم ضع هذه الملفات داخل حافظة أوراق قابلة للطي.


التعامل مع المراجع
بلا شك أنه عندما تتصفح الأوراق الموجودة على مكتبك، سوف تجد صحف تجارية ونشرات إخبارية ومجلات ومقالات صحفية وأشياء أخرى تريد أن تقرأها أو أن تحتفظ بها. إنني أقترح أن تفعل شيئين:
1. اعمل ملفا للقراءة.
2. اعمل ملفا للمصدر.


إعداد ملف القراءة
إن عالم اليوم يتسم بسرعة إيقاع حركاته، وتعطيك الاستفادة السريعة من المعلومات ميزة تنافسية كبيرة. لذلك عندما تصل معلومة أو خطاب أو مذكرة أو رسالة إخبارية أو مجلة أو صحيفة تجارية أو أي شيء يمكنك أن تستخدمه على الفور. فإذا كان ضروريا، فاقرأه الآن، وإلا ضعه في ملف ورقي تحت عنوان قراءة.. وعندما يتاح لك بعض الوقت أثناء اليوم، يمكنك أن تنظر إلى الملف كي تري أي المعلومات مهمة بالنسبة لك واقضي بعض الدقائق في قرأتها.


دليل توفير الوقت
عندما تقوم برحلة علم. خذ ملف القراءة الخاص معك. تفحص الملف في الطائرة أو في خرتك بالفندق . احتفظ بالمادة التي تحتاجها وتخلص من الباقي.
عندما تقر شيئا مهما أو محدود الوقت. اكتبه في قائمة أولوياتك وبهذه الطريقة لن تنساه.


اقرأ وفي يدك قلم
في كل مرة تقرأ فيها خطابا أو مذكرة أو تقريرا أو عرضا أو رسالة إخبارية أو صحيفة أو مجلة أو أي شيء آخر، احمل في يدك قلم ذا سن رفيع أو قلم ألوان. ضع دائرة و خطا تحت الجمل أو الفقرات التي تجذب انتباهك أثناء القراءة أو قم بتظليلها.


اكتب تعليقات على الصفحة أو في الهوامش إذا أمكن. “إذا لم ترغب في ن تكتب في الصفحة ذاتها. ضع ورقة على الصفحة واكتب أفكارك وتعليقاتك عليها. فعندما تستعرض هذه الورقة في أي بعد ذلك. سوف تعرف بالضبط ما الذي جذب انتباهك وقت قراءتك لها.


بعدما تنتهي من قراءة الموضوع أو المعلومة. ضعها في الملف المناسب أو اجعل ملفاً معيناً يخصص لهذا الموضوع المحدد إذا احتجت أن تحتفظ بموضوع منشور في صحيفة أو مجلة انزع الصفحة منها وتخلص من بقية الصحيفة. وإذا كان ولابد من أن تحتفظ بالصحيفة أو المجلة سليمة كاملة فأطبع نسخة من المقالة ثم أعط الصحيفة للشخص التالي.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد