كن واضحاً مع الآخرين

 اكتب لشخص محدد

عندما تبدأ في الكتابة ضع في ذهنك شخصاً معيناً, بدلاً من أن تفكر بمجوعة من الناس, حتى لو كان هؤلاء الناس سيكونون هم قراءك في النهاية. فأنت عندما تختار شخصاً بعينه ليمثل جمهور قرائك, يمكنك أن تبقي هذا الشخص حاضراً في ذهنك باستمرار. يمكنك تقريباً أن "تتحدث" إلى قرائك من خلال كتابتك. بل يمكنك حتى أن تفكر في وضع صورة فرتوغرافية لقرائك أمامك بينما تكتب, بطريقة مماثلة لما كنت تفعله في التجهيز لتقديم عرض ما  فالشخص الذي تكتب له في الغالب لا يريد الحصول على معلومات فقط، حتى لو بدا ذلك في الوهلة الأولى. كي تتمكن كتابتك من تحقيق التأثير المطلوب، فإن الأمر يتطلب إضافة بعض القيمة. وهو ما يعني أن تعمل أولاً على جذب انتباه المتلقي، ثم تنقل إليه رسائل

يجدها مفيدة ولا ينبغي أن تفترض أن انتباه قرائك سيدوم طويلاً، بل ينبغي أن تضع في حسبانك أن هناك كثيرين يعانون من ضيق الوقت، مثلما هو الحال معك.

 

استخدم الترتيب الصحيح

لتضمن أن يصل هدفك بوضوح إلى الآخرين، يتعين عليك قبل كل شيء أن تبتكر عنواناً رئيسياً فريداً، لا يتجاوز ست كلمات، يلخص ما تريد أن تقوله. من القواعد الأخرى الأساسية الراسخة التي تؤثر في وقع كتابتك على الآخرين، هاتان القاعدتان: 

1. قدم الرسالة الأكثر أهمية في بداية الكلام, وليس في الوسط أو قبيل النهاية. فالعناوين الرئيسية تجذب الانتباه بشدة, فإذا عرضت إعلاناً على خمسة أشخاص، فإن واحداً منهم فقط سيستكمل القراءة بعد مطالعة العنوان الرئيسي. لذا ضع رسالتك الأساسية في العنوان الرئيسي، وأكد عليها في سطور الفقرة الأولى.

2.  قدم المعلومات العامة أولاً، والمعلومات الجديدة بعد ذلك. فهذا يساعد الآخرين على ربط تلك المعلومات بما يعرفونه بالفعل.

 

كن واضحاً

التزم باستخدام الكلمات والجمل الواضحة والصريحة, وليست المبهمة. فبذلك تتجنب دفع قارئك إلى محاولة حل غمض المعنى. 

على سبيل المثال:

جملة مبهمة: "هذا الشهر, كانت أرقام المبيعات غير مرضية بالدرجة التي كنا نأمل فيها".

جملة واضحة: "لدينا أرقام مبيعات مثيرة للإحباط هذا الشهر".

 

اطرح أموراً غير متوقعة

يمكنك أيضاً أن تضاعف من وقع كتابتك على قرائك إذا أخبرتهم بشيء جديد لا يعرفونه بالفعل، فالتقارير التي تعيد طرح أخبار قديمة أو معلومات مألوفة أو حقائق جارية معروفة، تفقد اهتمام القارئ سريعاً. قد يكون تقديم مثل هذه الأمور مجدياً في الكتابة التقنية البحتة التي تسعى جاهدة لشرح خلفية قضية ما، لكن استخدام هذه الطريقة للكتابة في مجال الإدارة يصبح أقرب إلى الرغبة في الانتحار. قدم أموراً غير متوقعة لتحصل على انتباه قرائك، كأن تطرح سؤالاً, أو تكتشف وجود ثغرة ما, أو تتناول مشكلة معينة، ثم تنتقل بالقارئ تدريجياً إلى نهاية مرضية, كتقديم مقترحاً لما ينبغي فعله. قد يكون استخدام الأمور مغير المتوقع أمراً بسيطاً للغاية, كأن تسأل قراءك إذا ما كانوا يعرفون ما يخطط له منافسوهم في الوقت الحالي, ثم تقدم لهم الإجابة. و قد يتضمن كذلك وصف حدوث فجوة متزايدة بين الخطة المتفق عليها, وما يحدث فعلياً على أرض الواقع. استخدم الأمور غير المتوقعة لتجذب انتباه قرائك, ثم احرص على ألا ينصرف انتباههم عنك. أخبرهم بتفاصيل الموضوع, ثم استرع انتباههم بتقديم إجابات أو مقترحات تؤيد اتخاذ بعض الإجراءات أو تختتم بها الموضوع . 

 

 

 

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد